Cuando llegue la auditoría del Ministerio del Trabajo, su evidencia SG-SST estará lista en minutos, no en horas.
Implementamos el Método IMCAC 360° aplicado a la organización documental de su Sistema de Gestión SST. Construimos en Microsoft 365 — sin software adicional — la estructura, las reglas y la trazabilidad que su SG-SST necesita para ser defendible ante cualquier auditoría, incluyendo los nuevos requisitos de la Resolución 1843 de 2025.
¿Reconoce estos retos en el SG-SST de su empresa?
¿Cuando le anuncian visita del Ministerio o auditoría de su ARL, le toma horas o días reunir la evidencia?
Cuando los soportes del SG-SST viven dispersos entre carpetas personales, correos, fotos de WhatsApp y documentos físicos, cada auditoría se vuelve una carrera contrarreloj. Usted sabe que la evidencia existe — el problema es encontrarla a tiempo.
- Soportes guardados en lugares distintos según la persona que los generó (RRHH, operaciones, líneas, COPASST).
- Documentos sin nomenclatura estándar — capacitaciones, accidentes, exámenes médicos nombrados como "documento 1", "scan002", "acta".
- Versiones diferentes del mismo soporte sin saber cuál es la oficial.
- Hallazgos repetidos en auditorías anteriores que se mantienen porque la evidencia de cierre se perdió.
- Documentos ubicados en múltiples carpetas o perdidos en el mar de correo.
- Riesgo real de multa: el Ministerio del Trabajo impuso más de $95.000 millones COP en sanciones SG-SST en 2025.
¿Operaciones, RRHH y líneas le mandan los soportes tarde, mal nombrados o por canales informales?
Usted hace bien su parte como Coordinador SG-SST. El problema es que la evidencia no la genera usted solo. Cuando ellos mandan los soportes desorganizados, usted termina siendo el "ordenador final" de un caos que no creó.
- Soportes que llegan por WhatsApp en forma de fotos, sin contexto ni metadatos.
- Capacitaciones realizadas pero con la firma del listado en otra carpeta o en un correo perdido.
- Inspecciones SST hechas pero sin cierre formal de hallazgos previos.
- Reportes de accidentes que llegan días después del plazo legal de 2 días hábiles.
- Exámenes médicos ocupacionales con archivos en formato no estandarizado.
¿Está preparado para custodiar las evaluaciones médicas ocupacionales por 20 años con trazabilidad de acceso?
La Resolución 1843 de 2025, vigente desde abril de 2025, exige custodiar las evaluaciones médicas ocupacionales por mínimo 20 años, con trazabilidad del acceso y garantía de confidencialidad.
- Custodia obligatoria de 20 años para evaluaciones médicas ocupacionales (Art. 30 Res. 1843).
- Trazabilidad del acceso: quién consultó cada documento, cuándo y para qué.
- Confidencialidad reforzada: la historia clínica ocupacional es documento privado y reservado.
- Comunicación al trabajador del concepto médico, conservando evidencia de la entrega.
- Multas hasta 500 SMMLV por incumplimiento (cerca de $700 millones COP en 2026).
Si usted se va, se incapacita o cambia de cargo, ¿el sistema SG-SST puede sostenerse solo?
En la mayoría de las PYMES medianas colombianas, el conocimiento del SG-SST vive principalmente en la cabeza del coordinador de turno. Cuando esa persona se va, la operación SG-SST se detiene y el reemplazo arranca casi desde cero.
- Soportes accesibles solo a través de la memoria del coordinador.
- Carpetas con lógica personal que solo él entiende; no es un estándar autónomo.
- Plazos críticos (reporte 31 julio, COPASST, inspecciones) sin alarmas automáticas.
- Historial de hallazgos previos y planes de mejora dispersos.
- Reemplazo que tarda 3–6 meses en entender el sistema.
El Método IMCAC 360° aplicado al SG-SST
El Indicador de Madurez de Comunicación Asincrónica y Colaborativa (IMCAC 360°) es la metodología de Lumma Club para construir orden documental verificable y trazable aplicado al SG-SST, transformando su sistema disperso en una infraestructura de evidencia organizada en Microsoft 365.
No reemplazamos el diseño normativo de su SG-SST — eso lo hace su consultor SST o su ARL. Lo que sí construimos es la capa documental: estructura, reglas, automatizaciones, trazabilidad y autonomía.
Diagnóstico IMCAC SG-SST
Medimos el nivel de madurez documental de su SG-SST contra los requisitos del Decreto 1072, Resolución 0312 y Resolución 1843 de 2025.
Diseño Documental SG-SST
Definimos estructura de carpetas, política de nomenclatura y matriz de permisos para capacitaciones, exámenes médicos, COPASST, accidentes, inspecciones, planes anuales e indicadores.
Migración Asistida
Trasladamos su evidencia existente a la nueva estructura, sin perder soportes históricos ni romper la operación diaria del SG-SST.
Automatización en Microsoft 365
Configuramos Power Automate para alertas de vencimiento, flujos de aprobación de soportes y notificaciones, todo dentro del M365 que su empresa ya paga.
Capacitación al Equipo
Formamos al coordinador SG-SST y a las áreas que generan evidencia (RRHH, operaciones, líneas) en el nuevo método de organización y entrega de soportes.
Auditoría Simulada de Cierre
Simulamos una visita del Ministerio del Trabajo para validar que su sistema responde, identificar últimos huecos y entregar el plan de mantenimiento.
¿Qué hacemos y qué no hacemos en SG-SST?
✗ NO somos
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No somos IPS ni hacemos exámenes médicos ocupacionales (pre-ingreso, periódicos, retiro).
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No somos consultores SST que diseñan o implementan el sistema técnico del SG-SST.
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No somos certificadores del cumplimiento Resolución 0312, Decreto 1072 ni Resolución 1843.
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No respondemos por sanciones, multas o hallazgos del Ministerio del Trabajo.
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No reemplazamos al software SST si su empresa ya tiene uno (lo complementamos).
-
No somos auditores certificados externos del SG-SST conforme a ISO 45001.
✓ SÍ somos
- ✦ Especialistas en organización documental aplicada al SG-SST en Microsoft 365.
- ✦ Constructores de la infraestructura de evidencia que su SG-SST necesita para ser defendible.
- ✦ Aliados estratégicos del Coordinador SG-SST que vive el dolor del caos documental.
- ✦ Implementadores del Método IMCAC 360° adaptado a los requisitos del Decreto 1072 y resoluciones complementarias.
- ✦ Capacitadores del equipo que genera evidencia en su empresa (no solo del coordinador).
Su consultor SST o ARL le dice qué debe documentar. Lumma Club le entrega cómo organizarlo en Microsoft 365 para que se sostenga en el tiempo, sobreviva a la rotación de personas, y esté disponible cuando el auditor lo pida.
Mini-IMCAC SG-SST: Mida en 2 minutos
qué tan defendible es su evidencia
Este mini cuestionario de 6 preguntas le da una vista rápida del estado documental de su SG-SST. Conteste honestamente para un resultado realista.
¿Le gustaría que lo contactemos? — Opcional, no le tomará 30 segundos
✓ ¡Recibido!
Lo contactaremos pronto. Si su auditoría es en menos de 4 semanas, le daremos prioridad.
¿Listo para que su SG-SST sea defendible?
Organice la evidencia documental de su SG-SST, construya trazabilidad real, y deje de temerle a la próxima auditoría. Un consultor de LUMMA CLUB lo acompañará para entender el estado actual de su sistema documental y construir juntos la ruta de implementación.
¡Gracias, !
Se envió un correo a la dirección contacto@lummaclub.com.
Qué alegría recibir su mensaje. Antes que nada, queremos darle las gracias por su interés y por dar el primer paso para preparar el SG-SST de su empresa para la próxima auditoría.
Hemos recibido su solicitud y ya está en mis manos. Pronto me pondré en contacto con usted.
Si su próxima auditoría es en menos de 4 semanas, marque su mensaje como urgente y le daremos prioridad de respuesta.
Está dando un paso importante para que su SG-SST sea defendible y esto será grande.
¡Hablamos pronto!
Un cordial saludo,
Aníbal Benítez A.
El equipo de LUMMA CLUB.